¿QUÉ ES EL EMPOWERMENT?

El empowerment o empoderamiento es una técnica o herramienta de gestión que consiste en delegar, otorgar o transmitir poder, autoridad, autonomía y responsabilidad a los trabajadores o equipos de trabajo de una empresa para que puedan tomar decisiones, resolver problemas o ejecutar tareas sin necesidad de consultar u obtener la aprobación de sus superiores

A través de la aplicación del empowerment, los trabajadores o equipos de trabajo tienen mayor poder de decisión, mayor autoridad para resolver los problemas, mayor autonomía en el desempeño de sus funciones, y mayor responsabilidad por la ejecución de las tareas, por las metas y por los resultados.

Mientras que los gerentes, jefes o superiores, en vez de dedicarse exclusivamente a dirigir y controlar, dejan que los trabajadores o equipos pongan en práctica sus ideas o métodos, orientan, motivan, estimulan, reconocen los éxitos y recompensan los resultados.

El objetivo principal del empowerment es buscar distribuir niveles adecuados de poder, autoridad, autonomía y responsabilidad en toda la organización y, de ese modo, fortalecer a todos los miembros de ésta, aumentando su esfuerzo y dedicación y, a la vez, aprovechando al máximo sus conocimientos, habilidades y capacidades.

Pero además de permitir un mayor fortalecimiento en los miembros de la empresa así como poder aprovechar mejor sus competencias, aplicar el empowerment permite lograr una mayor eficiencia en la toma de decisiones, en la resolución de problemas y en la ejecución de tareas.

Ello debido a la idea de que los trabajadores que están más cerca de la acción o el problema son los más indicados para tomar decisiones al respecto, para resolver el problema o para hacerse responsables por la tarea.

Pero además, debido al hecho de que al aplicar el empowerment ya no se pierde tiempo en consultar u obtener la aprobación de la gerencia o de los superiores para tomar una decisión, resolver un problema o ejecutar una tarea.

Otra ventaja o beneficio directo de aplicar el empowerment es que al brindar mayor poder, autoridad, autonomía y responsabilidad a los trabajadores, éstos se sienten más reconocidos, más considerados y más útiles, y, por tanto, con una mayor autoestima, más motivados y más comprometidos con la empresa.

Lo que a su vez permite otras ventajas o beneficios indirectos tales como un incremento en la productividad, una mejora en la calidad total, una mayor satisfacción del cliente, una mayor competitividad, y mayores utilidades o rentabilidad.

Como vemos, el empowerment es un concepto que nos brinda varias ventajas y beneficios, aunque cabe resaltar que para que éste pueda ser aplicado de forma exitosa en una organización es necesario cumplir con algunos requisitos:

• Proporcionar información adecuada: para que la aplicación del empowerment sea exitosa, al trabajador se le debe brindar toda la información adecuada que le permita tomar decisiones acertadas, resolver problemas de forma efectiva, o ejecutar tareas de manera eficiente. Por ejemplo, el trabajador debe comprender la tarea, conocer los resultados esperados, y saber a quién y cuándo presentarlos.
• Proporcionar herramientas y recursos adecuados: así como es necesario brindar información adecuada, para una correcta aplicación del empowerment también es necesario que el trabajador dispongan de todas las herramientas y los recursos adecuados. Por ejemplo, el trabajador debe estar bien entrenado y capacitado, y contar con todas las provisiones necesarias para el buen cumplimiento de sus tareas.
• Brindar retroalimentación: para que empowerment sea aplicado con éxito también es necesario establecer líneas directas de comunicación con el trabajador de tal manera que se puedan responder sus preguntas, proporcionar orientación, y proporcionar información que le permita a éste saber si está ejecutando la tarea de manera correcta.
• Evaluar y recompensar el desempeño: finalmente, para una correcta aplicación del empowerment, al finalizar la tarea, se debe evaluar los resultados obtenidos (antes que los métodos utilizados), y si éstos no cumplen con las expectativas, se debe analizar los errores y las consecuencias; pero si sí cumplen o sobrepasan las expectativas, se debe reconocer y recompensar el trabajo realizado, ya sea con estímulos, recompensas económicas, o con una mayor delegación de poder y autoridad.

¿QUÉ ES EL BENCHMARKING?

El vocablo ingles benchmark ha hecho fortuna en el ambito empresarial y financiero. Aquellos acostumbrados a moverse en el mundo de los Fondos de Inversión, de los Planes de Pensiones, sabrán perfectamente lo que es el benchmark a estos efectos. Es el objetivo de rentabilidad a batir por parte del gestor. establecer un benchmark no deja de ser otra cosa que establecer una referencia, un modelo de comparación, en que se observa nuestra competencia, nuestro desempeño, frente al de otros. Así, en el mundo financiero, se suelen tomar como benchmarks para cada fondo indices bursátiles del más variado pelaje. No me bastara con decir que he obtenido un 10% si mi benchmark ha crecido en el mismo periodo un 15%.

Evidentemente, dichos procesos de estudios comparativos, o lo que es lo mismo, un benchmarking en sentido estricto, se ha venido aplicando de toda la vida en la gestión empresarial. Sistemáticamente los distintos departamentos de las empresas son comparados, puestos en relación con otros homólogos. Así una unidad comercial es medida en función de lo que hacen otras de la misma empresa, pero también respecto del crecimiento de su mercado, del de la competencia, etc. Estimo que, usándolos adecuadamente, dichos procesos permiten aislar lo que hay de gestión y lo que hay de azar en los resultados empresariales.
Sin embargo, no es este tipo de benchmarking en el que nos vamos a centrar. Vamos a enfocarnos sobre una visión mucha más moderna y a la vez mucho más antigua, y que ha pegado fuerte de la mano de las consultoras: el benchmarking como el arte de copiar.

Y es que el benchmarking se reduce a algo tan viejo y tan simple como el tomar de referencia a los mejores y adaptar sus metodos, sus estrategias. Copiar (dentro de lo legal) lo que se puede copiar. No es de extrañar que no siendo en su acepción moderna un invento japones, han sido los nipones aquellos que mayores ventajas han sacado de dicha técnica.
Como esta definición dicha así queda un poco chusca, cito esta otra de Raymundo San Nicolás:

El benchmarking es una herramienta estratégica relacionada con la búsqueda acelerada de la competitividad de la organización mediante la comparación de lo que hacemos y cómo lo hacemos, contra lo que hacen los mejores en su clase y cómo lo hacen.

Una vez tenemos claro lo qué es, debemos pasar a saber cómo se hace. Y aqui las técnicas son múltiples. Podemos distinguir 4 tipos de benchmarking en función del origen de la información:

• Benchmarking interno: el proceso se lleva a cabo dentro de la propia organización, de la propia empresa. Se trata de aprender de los mejores, de sus buenas prácticas, de aquellos puntos dificiles que pueden ser solventados y que de hecho lo son por algunos empleados, al margen de la doctrina oficial de la empresa.

• Primario: se recoge información de la competencia directamente, a través de antiguos empleados de la misma, de proveedores y de clientes. Es evidente que tienen sus limitaciones y sus sesgos.

• Secundario: recopilamos información de la competencia por vías indirectas, como por ejemplo internet, publicaciones, catalogos, estudios directo de sus productos, etc.

• Cooperativo: es quizás la más interesante, al menos en mi experiencia personal. Se trata de intercambiar información con empresas competidoras. ya, ya se que resulta sorprendente, pero creedme que se hace siempre y cuando dichas empresas encuentren puntos de colaboración, espacios donde más que competidores son coopetidores. Sin embargo, y a a pesar de ser muy enriquecedora, difícilmente se lleva a cabo, salvo en una versión un poco más light.

• Cooperativo 2.0: la denominación es de mi cosecha, pues no encuentro la académica, aunque me consta que se lleva a cabo. Si no puedo establecer procesos de benchmarking con la competencia precisamente por dicho carácter competitivo, lo que se busca es encontrar empresas del mismo sector que no sean competencia, o que siendo de otros sectores puedan tener problemáticas muy semejantes. Por ejemplo, una empresa de instalaciones eléctricas que trabaje para promotores, puede establecer un grupo de benchmarking con empresas similares de zonas geográficas en las que no este presente, o con otros instaladores de suministros, empresas de venta y montaje de cocinas, gremios varios, etc. Seguro que todos tienen dificultades similares: cómo agilizar los cobros, como formar equipos de instalación, como gestionar las relaciones con las Administración, etc.

Cuando el benchmarking se lleva a cabo de un modo consciente, planificado, con unos objetivos claros, lo más frecuente es recurrir a consultoras externas que nos ayuden. Ello es especialmente útil en los supuestos de benchmark cooperativo y contribuye a fijar un marco claro de relaciones entre lkos participantes, con una metodología explicita, que ayude a que cada uno sepa lo que puede aportar y lo que pude esperar de su participación. Y es que si no se mojan todos los participantes, el benchmarking tiene sus minutos contados.
¿Que ventajas aporta la aplicación del Benchmarking?

• Permite el cambio de paradigmas: frente al clásico no se puede, nada mejor que exponer como otros si pueden. Los dogmas empresariales suelen tener sus días contados.

• Introduce a la empresa en la cultura del cambio y del aprendizaje continuo: las empresas que admiten que no existen dichos dogmas, que los paradigmas en los que creían no son eternos e inmutables, adoptan una predisposición natural al cambio, a la evolución a aprender cosas nuevas. Y creo que ya sabéis que tipo de organismos sobreviven a largo plazo: aquellos que mejor se adaptan al medio.

• Nos ubica frente a la competencia: de algún modo conecta con esos otros conceptos del benchmark de los que hablábamos al principio del post. Nos permite saber dónde estoy en relación la competencia, con el mercado. El benchmark como punto de referencia. Más allá de las cifras habituales, es posible que esa mirada al espejo nos revele hechos que cuestionen nuestra propia visión. Y eso siempre es bueno.

• Fomenta las posibilidades de ir de la competencia a la coopetencia, algo de lo que ya hemos hablado.

• Es un método simple y económico de mejorar nuestra gestión. No pequemos de adanismo, casi todo esta inventado, aunque no lo sepamos.

DIAGNÓSTICOS ORGANIZACIONALES

Muchas organizaciones enfrentan problemas, falta de productividad, desmotivación del personal, ineficiencia, u otras situaciones no deseables.  Los ejecutivos con frecuencia inician planes de acción con base en los síntomas observables, y no logran solucionar los problemas de fondo por no conseguir llegar a su raíz.  Un diagnóstico organizacional permite, a través de la utilización de un modelo de investigación empresarial, llegar a las verdaderas causas de los problemas existentes, posibilitando la generación de acciones correctivas y de mejoramiento permanentes.

En todos los casos, los diagnósticos se diseñan y ajustan a las situaciones particulares de cada empresa.

Identificación de problemas sustantivos

Una gran cantidad de problemas empresariales se manifiestan a través de síntomas.  La respuesta gerencial ante los síntomas observables suele ser el establecimiento de acciones para combatirlos.   Por ejemplo, un problema puede manifestarse a través de ausentismo de los empleados.  La reacción será combatir el ausentismo, cuando las causas de éste pueden ser otras.  Puede aliviarse el problema de ausentismo, pero si la verdadera causa no es descubierta y atendida, el problema de fondo se manifestará a través de otros síntomas.  La identificación de problemas sustantivos busca llegar a la raíz de los problemas para solucionarlos permanentemente.

Llegar a la raíz de los problemas es vital para las organizaciones.  Se ahorra tiempo y recursos, y se disminuye considerablemente la pérdida de productividad.  Además, se toma el control sobre aspectos que están en la estructura de los sistemas organizacionales a tiempo, permitiendo a la empresa mantener y mejorar su productividad.  Este proceso siempre conviene hacerlo con un consultor externo, que ayude a la empresa viendo la problemática desde fuera.

Algunas acciones para la identificación de problemas sustantivos incluyen:

§      Entrenamiento en sistemas organizacionales

§   Identificación de situaciones en diferentes niveles utilizando herramientas del pensamiento sistémico

§      Análisis de causa y efecto

§      Identificación de acciones orientadas a la solución permanente de problemas.

Clima organizacional, satisfacción y compromiso

Dentro de las diferentes mediciones del factor humano que pueden efectuarse en las organizaciones se destacan los diagnósticos sobre el clima organizacional, la satisfacción laboral y el compromiso con la organización.  El clima organizacional es el conjunto de percepciones de los trabajadores sobre su ambiente de trabajo.  La satisfacción se refiere al gusto que tengo un individuo por su trabajo y por su participación en la empresa.  El compromiso organizacional enfoca la vinculación que tenga un individuo con su empresa y su participación futura en ella.

El clima, la satisfacción y el compromiso son particularmente importantes por cuanto condicionan la motivación y la productividad humana.  La investigación ha mostrado la relación cercana de estos factores con variables como la rotación de personal, el ausentismo, la actitud hacia el trabajo, la calidad, el desempeño, la salud, y la existencia de conflictos negativos.  Por ello, las empresas que monitorean estas áreas tienen mejores posibilidades de contar con el aporte de su gente para propiciar la productividad y la rentabilidad de la empresa.

Para la transformación del clima, la satisfacción y el compromiso se utilizan, entre otros, estos enfoques:

§  Administración periódica de instrumentos específicamente estructurados y metodologías participativas

§     Definición de metas organizacionales y departamentales para cada una de las áreas

§     Transformación de factores existentes y emergentes que perjudican la relación de los trabajadores con la empresa

Estándares de productividad humana

La medición del desempeño de los individuos y los grupos no es siempre tarea fácil.  Sin embargo, pueden establecerse instrumentos, normas e indicadores prácticamente para todas las actividades productivas en las que hay intervención humana.

El establecimiento de estándares que permitan monitorear la productividad es importante pues permite establecer planes correctivos y de mejoramiento en muchos niveles.  Las empresas pueden identificar y comparar la productividad de diferentes unidades e individuos, y utilizar esta información para la evaluación objetiva del desempeño, para la asignación de recompensas, y para estimular la productividad de sus empleados.

Para el establecimiento de estándares de desempeño se utilizan, entre otros:

§  Establecimiento de normas por actividades y por puestos

§  Definición de medios apropiados para la medición de actividades productivas

§  Diseño participativo de metas de desempeño

§  Implementación de sistemas de monitoreo.

DIAGNÓSTICOS EMPRESARIALES

El Diagnóstico Empresarial constituye una herramienta sencilla y de gran utilidad a los fines de conocer la situación actual de una organización y los problemas que impiden su crecimiento, sobrevivencia o desarrollo.

Gracias a este tipo de diagnóstico se pueden detectar las causas principales de los problemas "raíces", de manera de poder enfocar los esfuerzos futuros en buscar las medidas más efectivas y evitar el desperdicio de energías.

Si bien en muchas ocasiones este trabajo es realizado por consultores o personas ajenas a la organización, existen numerosos casos en que son efectuados por los mismos responsables de la empresa.

Definición

Según el diccionario de la Real Academia Española, la palabra diagnóstico proviene del griego "Diagnosis", que significa "Conocimiento". En el mundo de las empresas, cuando se habla de diagnóstico se hace referencia a aquellas actividades tendientes a conocer el estado actual de una empresa y los obstáculos que impiden obtener los resultados deseados.

Existe una gran diversidad de metodologías y tipologías para realizar estudios diagnósticos en empresas, y cada una de ellas se enfoca en algún aspecto particular de la vida empresarial. Algunos hacen énfasis en los procesos productivos, otros en aspectos relativos al mercado y los consumidores.

Es posible clasificar los diagnósticos empresariales en dos grandes tipos: los "integrales" y los "específicos".

Los diagnósticos "integrales" estos se caracterizan por la visualización de una amplia gama de variables o aspectos empresarios. Como un buen exponente de esta categoría, puede mencionarse al "Diagnóstico de Competitividad", la metodología utilizada se basa en un estudio de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas, trabajando con una amplia gama de variables de diversas categorías que reciben un puntaje por parte del consultor a cargo del trabajo.

En tanto, los diagnósticos "específicos" hacen énfasis en los procesos productivos, financieros, de gestión, y otros en aspectos relativos al mercado y los consumidores.

Pautas para un diagnóstico eficaz

Cualquiera que sea el enfoque elegido para el diagnóstico (integral o específico), son cuatro los pasos básicos que conducen a un trabajo conciso, completo y con resultados innovadores:

El primero consiste en establecer el parámetro de evaluación. Para ello se debe prestar atención a los mercados o clientes que resultan de interés para los responsables de la empresa.

El segundo paso es obtener una visión clara y detallada sobre el estado actual del sistema de producción de la empresa. Para lograr esto, se utilizan recursos como las entrevistas con registro (escrito o grabaciones), fotografías, filmaciones, observación directa, etc.

El tercero es determinar el grado de alcance del parámetro establecido, y, si es posible, establecer un porcentaje de alcance.

Finalmente, el cuarto paso debe realizarse una pregunta clave: ¿Por qué no se pueden alcanzar los parámetros de referencia establecidos en la empresa? En muchos casos las causas (respuestas) a esta pregunta se encuentran alejadas en el espacio o en el tiempo.

El  diagnostico empresarial abarca cuatro perspectivas fundamentales:

Perspectiva financiera: Es la visión de los números y la situación financiera de la empresa, estudiando los niveles de inversión, las políticas de financiación, los resultados económicos, el uso y aplicación de los fondos del negocio, etc.

Perspectiva de los clientes: Desde esta visión se enfocan los aspectos relacionados con los clientes a los cuales está dirigida la organización.

Perspectiva de los procesos internos: Es el momento de analizar los procesos productivos de la organización, estudiando su eficiencia y correspondencia con el resto de la organización.

Perspectiva de las capacidades del personal y la organización: Finalmente se analizan las capacidades del personal y la brecha que puede existir entre las capacidades requeridas para un funcionamiento eficiente de los procesos productivos y la capacidad actual del personal.

Estas cuatro perspectivas permiten abarcar aquellos aspectos más importantes del Fenómeno empresarial.

¿Que nos muestra el Diagnóstico Empresarial?

    ·         Una visión tan profunda como sea necesario de la Situación Empresarial.

    ·         Examen del Circuito de la Información en la Empresa.

    ·         Estudio de la Situación de la Empresa en el Mercado y en su Entorno.

    ·         Examen de la Documentación y Tratamiento de ella.

    ·         Examen de sus Producciones y Servicios Terminales.

    ·         Evaluación Financiera y Control de Gestión Empresarial.

    ·         Proporcionar a la Alta Dirección Empresarial - Conclusiones y Recomendaciones.

    ·         Prever de Problemas o Efectos, detectando las Vulnerabilidades en la Empresa.

    ·         Precisar y Plantear Proyectos y Sub Proyectos.

    ·         Aplicar las mejoras tomando como base las fortalezas de la Empresa, con la finalidad de lograr un Estado meta IDEALs.