PORQUÉ IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADO

Si su negocio tiene venta al público, ahorre tiempo y dinero implementando un sistema administrativo o punto de venta computarizado.

Si usted cree que implementar un sistema de cómputo administrativo es un lujo reservado para negocios grandes, piénselo dos veces: usted puede estar perdiendo más dinero del que se está ahorrando.

El éxito de su negocio (por más pequeño que este sea) depende en gran medida de todas y cada una de las decisiones que usted toma día a día. Gran parte de estas decisiones se toman de manera intuitiva, basado en su experiencia previa y en el concepto que tiene de su propio negocio; pero otras decisiones no son tan fáciles de tomar si no cuenta con información exacta.

Si desea mejorar el proceso de toma de decisiones es necesario agregar a su intuición el “poder de la información”, es decir, el poder de tomar decisiones acertadas con base en información precisa sobre el estado actual de su negocio. A continuación mencionaremos algunas de las formas en las que podrá evitar pérdidas utilizando un sistema de cómputo administrativo.

Conozca sus volúmenes de venta y compre inteligentemente
¿Cuál es el producto más vendido en la semana o en el mes? ¿Cuál el fin de semana? ¿Cuál es el menos vendido? Y luego entonces: ¿se justifica tener cierto volumen en inventario para tal o cual producto? ¿Qué segmento de productos vendemos más? y por lo tanto ¿Cómo debemos repartir el espacio de exhibición? Estas incógnitas deben ser resueltas en todo comercio y todas significan ganar o perder dinero.

Con un sistema de cómputo administrativo podemos obtener estadísticas de ventas y tomar decisiones objetivas basadas en información real y precisa, reduciendo el riesgo a equivocarnos. Sin este tipo de información, las decisiones que tomemos serán en mayor grado subjetivas y el riesgo a equivocarnos se incrementará.

Evite perdidas controlando los precios de venta
Una tienda de abarrotes pequeña tiene en promedio unos 1,800 productos, una farmacia unos 950 y una miscelánea unos 750 productos. ¿Cómo espera que usted y su personal aprendan todos los precios correctos siendo que estos cambian constantemente? Hagamos un cálculo simple: suponga que en alguno de estos comercios se venden diariamente unas 250 unidades de diferentes productos y distintos precios (algo muy común en este tipo de negocios). Si sólo en 15 de estos se perdiera $0.12, es decir, en solo el 6% de las ventas, usted estaría perdiendo anualmente unos $675.00 dólares por este simple concepto. Hay sistemas administrativos que cuestan la mitad de esta cifra.

Venda más agilizando su facturación
Existen varios motivos para automatizar el proceso de facturación. En primer lugar esta el ahorro de tiempo: un sistema ineficiente le cuesta tiempo tanto a usted como a su cliente y en ocasiones esta ineficiencia es un factor decisivo.

Algunas personas por ejemplo (y me incluyo entre ellas) prefieren cargar combustible en las gasolineras que cuentan con un servicio de facturación Express solo por el hecho de ahorrar tiempo. Lo mismo ocurre con casas de materiales, ferreterías o cualquier comercio en donde comprar con factura es una necesidad.

En segundo lugar está su capacidad de respuesta: ¿cuántas veces un cliente prefiere “regresar después” por qué nadie puede atenderle? Si su sistema de ventas y facturación es eficiente, usted podrá atender más clientes cada día y eso se reflejará directamente en sus ingresos. Tome como ejemplo las cadenas de comida rápida: su ventaja competitiva reside principalmente en el tiempo de respuesta y no precisamente en el precio o sabor del producto final.

En tercer lugar se encuentran los errores al momento de realizar las facturas. Al contar con un sistema de esta índole, rara vez su personal cometerá errores no importando cuantas facturas se expidan diariamente. Disminuye pérdidas controlando tus inventarios ¿Cuantas veces no vendemos un producto que no tenemos en existencia? Esto además de lucir poco profesional puede hacernos perder un cliente.

Con un sistema administrativo, usted minimizará este tipo de situaciones. Además, al realizar un control de inventarios usted tendrá un beneficio adicional: detectar pérdidas. ¿Sabe usted cuanto pierde en productos cada mes, cada bimestre o cada año? Esto no es solo cuestión de confianza, es cuestión de supervivencia.

Los productos se merman, se extravían o son robados. ¿Cómo sabe usted que algo anda mal si no se hacen inventarios de manera periódica? Los grandes almacenes por ejemplo, establecen una cifra máxima de robo o merma que oscila entre el 2% y el 3% del total del inventario en cada periodo. Exceder esta cifra significa que algo anda mal y que se tiene que tomar acción. Llevar el control de inventarios a través de un sistema de cómputo administrativo le ayudará a tomar la decisión correcta. Escogiendo el sistema adecuado.

Existen muchos sistemas administrativos en el mercado e inclusive muchas personas que se ofrecen a hacerle un sistema a la medida. El precio no debe ser el único factor a considerar, como nos menciona Argelia Gómez Gallardo de la compañía Estrategia Empresarial, autores del producto Control 2000®: “El cliente debe considerar además del precio, la capacidad de la compañía para ofrecer otros valores agregados como son capacitación, instalación a domicilio, modificaciones especiales y actualizaciones a precios razonables”. Además debe evaluar: Si la compañía es una empresa seria y continuará en el mercado por largo tiempo con el fin de brindarle el soporte técnico y actualizaciones posteriores. * El tipo de soporte técnico al que tiene acceso: telefónico, en sitio (en su domicilio) y si esta incluido en el precio del producto o si tiene un costo adicional. * Que el sistema sea fácil de usar y la compañía ofrezca diversos esquemas de capacitación * Que el sistema se encuentre vigente, es decir, que funcione correctamente con una computadora actual (normalmente bajo entorno Microsoft® Windows XP™) y que continuará funcionando conforme los sistemas operativos avancen.

Cabe mencionar que si el factor económico es decisivo, existen posibilidades para obtener un sistema completo con soporte técnico incluido por una renta mensual fija, como nos comenta Rolando Hermida González, Gerente de Mercadotecnia de una reconocida empresa Mexicana que desarrolla sistemas de información: “Si lo que se quiere es minimizar los costos de adquisición, contamos con la opción de sistemas en renta, los cuales incluyen: un producto 100% funcional, soporte técnico y actualizaciones posteriores incluidas, todo por un costo mensual fijo. Además no hay plazos forzosos y las rentas se encuentran en el orden de los $50.00 dólares mensuales”. Y si se pregunta sobre la adquisición del equipo de cómputo, debemos mencionar que este es cada vez más económico y que existen múltiples tiendas departamentales en las que puede comprar con tarjeta de crédito y con meses sin intereses o en abonos.

Con todo lo anterior puedo recomendarle lo siguiente: no se engañe, implementar un sistema de cómputo administrativo no le costará dinero sino todo lo contrario, le ahorrará y generará dinero.